3S, NAJWAŻNIEJSZA OPTYMALIZACJA W FIRMIE

3S, NAJWAŻNIEJSZA OPTYMALIZACJA W FIRMIE

Organizacja dojrzała emocjonalnie

Czy można postrzegać organizację przez pryzmat dojrzałości emocjonalnej? Oczywiście, że można, gdyż podobnie jak osobę o rozwiniętej dojrzałości organizację taką cechuje wysoka samoświadomość. Charakterystyczną cechą takiej organizacji są pewni siebie i swoich decyzji pracownicy, którzy nie obawiają się przełożonych, przyjmują krytykę i odwdzięczają się konstruktywną informacją zwrotną, nie zmiękczają faktów i uczą się na swoich oraz cudzych błędach. To organizacja ludzi odpowiedzialnych za swoje czyny, uczciwych wobec siebie i otoczenia.

Brzmi pięknie, ale czy jest to realne? Jestem zdania, że jak najbardziej.

Podstawą organizacji dojrzałej emocjonalnie jest w pełni rozwinięta, prawidłowa komunikacja między jej pracownikami. Niestety obecnie poprawna forma komunikowania się nie jest jeszcze przedmiotem w szkole podstawowej i liceum, a dwudniowe szkolenie jest tylko kroplą w oceanie potrzeb. Problemem jest również powielanie błędnych informacji jakie przekazuje się uczestnikom szkoleń – od przekonywania, że komunikat niewerbalny jest bardziej wartościowy od werbalnego, po bezrefleksyjne przedstawianie mało skutecznego NLP jako doskonałe narzędzie do manipulacji.

Wdrożenie przedstawionych poniżej czynników w organizacji nie należy do najłatwiejszych i wymaga nakładu pracy oraz poświęcenia czasu. Jednak można być pewnym, że kiedy zaczną one funkcjonować znacznie ułatwią pracę nad koncepcją Lean Management.

1.    Sceptycyzm

Każdy, nawet najdrobniejszy element w organizacji powinien być kwestionowany. Pracownik, niezależnie od pełnionej funkcji powinien być sceptykiem w stosunku do procesów, które realizuje. Sceptyczna postawa powoduje, że pracownik nie uważa bezrefleksyjnie stosowanego rozwiązania za prawidłowe. Żeby było jasne, nie uważa również tego rozwiązania za złe. Bierze jednak pod uwagę, że może być inne, lepsze, skuteczniejsze postępowanie i stara się je znaleźć, lub zachęca innych do szukania, rozglądania się za nim. Wykazuje się również postawą, że doskonałości nie osiągnie się nigdy, ponieważ wypracowane postępowanie może okazać się błędne w zależności od zmieniających się warunków otoczenia.

Aby jeszcze lepiej zrozumieć na czym polega sceptyczne podejście, trzeba rozwinąć pojęcie sceptycyzmu. Jest to postawa krytyczna wobec danych i informacji dostarczanych przez otoczenie i weryfikowanie ich jeżeli tylko wzbudzą najmniejsze wątpliwości.

Przykładem może być zakup urządzeń czy oprogramowania. Przedstawiciel handlowy przedstawi w superlatywach swój produkt. Słuchacz, który nie kieruje się sceptycznym podejściem do rzeczywistości może zostać łatwiej przekonany do zakupu bez należytej weryfikacji czy ta inwestycja jest warta uwagi. Takim podejściem znacznie zwiększa się ryzyko inwestycyjne.

Sceptyk natomiast będzie oczekiwał przedstawienia dowodów, analiz i badań. Zamiast kierować się emocjami, będzie podejmował chłodne decyzje w oparciu o zaprezentowane liczby. Dodatkowo wyszuka jak najwięcej zagrożeń jakie mogą pojawić się po zakupie.

Cechą sceptyka jest mówienie „sprawdzam” kiedy tylko pojawią się najmniejsze wątpliwości. A nawet gdy tych wątpliwości nie ma, podejmuje się weryfikacji. Opierając się na metodach naukowych i krytycznym myśleniu możliwie dokładnie przeanalizuje otrzymane informacje. Takie dzianie spowodowane jest świadomością swoich ograniczeń.

Krytycy sceptycznego podejścia twierdzą, że hamuje ono rozwój. Ale czy na pewno? Spotkałem się już z kilkoma przedsiębiorstwami, które inwestowały ogromne pieniądze w produkty i usługi, które zostały przedstawione przez sprzedawców jako doskonałe rozwiązania – czego oczywiście można się spodziewać po sprzedawcy przekonanym do swojego produktu. Nie wykonano wystarczających analiz, przyjęto na wiarę słowa przedstawiciela i skupiając się w dużej mierze na aspekcie wizerunkowym przedsiębiorstwa, kierując się raczej emocjami niż suchymi danymi, wydano duże pieniądze na rozwiązania, które w efekcie nie przyniosło korzyści. I mimo braku wartości dodanej, przez wiele lat użytkowania nikt nie odważył się podważyć decyzji zakupowej. I w ten sposób pieniądze są nadal wrzucane w skarbonkę bez dna, a organizacja brnie w rozwiązania, które nie spełniają wymaganych funkcjonalności.

Sceptycyzm to przeciwieństwo konserwatywnego myślenia, gdyż zadaje się pytania, czy dotychczasowe rozwiązania są skuteczne. To kwestionowanie zdania autorytetów, którzy ze względu na swoją wiedzę i doświadczenie mają bardzo silny wpływ na działania i podejmowane decyzje. Sceptycyzm to również nieuleganie ideologom, którzy mówią, że działamy w taki sposób, bo on/ona tak uważa.

Sceptycyzm to podstawa funkcjonowania organizacji sukcesu. To również podstawa koncepcji Lean Management.

2.    Szczerość

Interesujące jest z jaką pasją wielu przedsiębiorców słucha wykładów np. Jack`a Welch`a, dyrektora generalnego General Electric, a niewielu wyciąga z nich wnioski. O czym wielokrotnie opowiada Jack Welch? O szczerości właśnie, która jest kolejnym kluczowym czynnikiem sukcesu.

Szczerość, to wyrażanie tego co się czuje i myśli. W czasach starożytnych była cnotą, a obecnie niestety straciła na wartości. Dodatkowo część społeczeństwa postrzega ją negatywnie. W efekcie obecnie lepiej „zmiękczyć” informację, ubrać ją w tzw. „kanapkę”, czy inną metodę przekazywania informacji zwrotnej aby powiedzieć coś we „właściwy” sposób. Dlatego zmiękczamy negatywne informacje aby było łatwiej, jak również po to, aby odbiorca prawidłowo (tak nam się wydaje), je odebrał. Zmiękczanie informacji ma również na celu ograniczenie przez nadawcę komunikatu wystąpienia niechcianych emocji u odbiorcy. Jednak warto sobie zdać sprawę z faktu, że to nie nadawca komunikatu jest odpowiedzialny za to w jaki sposób odbiorca zinterpretuje komunikat. Oczywiście bezdyskusyjne jest zachowanie kultury i elementarnych zasad savoir-vivre`u w trakcie rozmowy, jednak nie można zniekształcać komunikatu tylko z tego powodu, że nie jest on przyjemny dla odbiorcy i może spowodować nieprzewidziane konsekwencje.

Zalecam ostrożność w dążeniu do tzw. „prawidłowej formy informacji zwrotnej”, gdyż wiele obserwacji pokazuje, że każdy inaczej odbiera informacje, niezależne w jaki sposób je przedstawimy. Najlepszym dowodem na zróżnicowanie w interpretacji informacji są publikacje naukowe poruszające kontrowersyjne wątki. Obserwacja z boku pozwala zauważyć jak chłodne dane, które nie zawierają żadnych sugestii badacza, potrafią być zniekształcone przez osoby patrzące na te dane przez pryzmat emocji oraz swoich doświadczeń i różnie, a w konsekwencji często niezgodnie z ich treścią zinterpretowane.

Jak zatem zadbać o prawidłowy odbiór informacji?

Najważniejszym elementem jest atmosfera i środowisko w jakim znajduje się odbiorca komunikatu. Jeżeli przełożeni zadbają, żeby środowisko pracy było miejscem, w którym przekazywanie szczerych i konstruktywnych komunikatów było zwyczajem, żaden pracownik nie będzie musiał się przejmować, że jego wypowiedź będzie miała negatywne efekty.

Należy mieć świadomość, że negatywny przekaz ubrany w ładne słowa nie będzie zrozumiany lepiej niż powiedziany bezpośrednio, bez koloryzowania. Niezwykle ważne jest, aby przełożeni nie tylko sami komunikowali się otwarcie, ale żeby domagali się tego od wszystkich pracowników przedsiębiorstwa.

Warto również uświadomić sobie, że nadawca nigdy nie będzie miał pewności czy odbiorca interpretuje informacje w taki sam sposób jak są mu prezentowane. Dlatego pozostawiam pod refleksję pytanie, czy nie lepiej skupić się na zawartości merytorycznej komunikatu?

Mówi się, że szczerość niszczy przyjaźnie i związki. To oczywiście kwestia do dyskusji. Trzeba jednak zadać sobie pytanie – czy przedsiębiorstwo to przyjaciel albo życiowy partner? Czy organizacja lepiej funkcjonuje na podstawie rzetelnych, przeanalizowanych przez fachowców informacji, czy na podstawie naciąganych, ładnie wyglądających i pasujących do jej wizji danych? Wiele afer, jak np. afera Volkswagena pokazały, że z pewnością w drugim przypadku, fałszywe, zakłamane dane przyniosą w konsekwencji negatywne efekty.

Szczerzy powinni być wszyscy. Podwładny wobec przełożonego oraz przełożony wobec podwładnych. Komunikat powinien być dokładny i jasny. A jeżeli odbiorca komunikatu nie rozumie jego treści, powinien bez obaw oczekiwać dokładniejszych wyjaśnień.

Brak szczerości w organizacji sprzyja gorszemu jej funkcjonowaniu poprzez dostarczanie błędnych informacji, a w konsekwencji podejmowanie błędnych decyzji. Sugeruję przypomnieć sobie zasadę GIGO ze świata technologii informatycznych, czyli Garbage In, Garbage Out – Śmieci na Wejściu, Śmieci na Wyjściu. Nieprawidłowa informacja skutkuje w konsekwencji nieprawidłowymi decyzjami.

W organizacji dojrzałej emocjonalnie nie ma miejsca na strach, że przełożony wyrzuci podwładnego, kiedy ten mu przedstawi rzetelną informację o błędnej decyzji. Nie ma również miejsca na przełożonego, który będzie czuł się urażony podważaniem jego zdania. Nie raz okazuje się, że podwładny ma wiedzę na tematy, o których przełożony sam nie wie, gdyż to podwładny spędza najwięcej czasu w gemba, czyli w miejscu wykonywania rzeczywistej pracy. Oczywiście, podwładny może nie widzieć tzw. „całego obrazu”, jeżeli jednak widzi, że np. produkt czy usługa wybrana przez przełożonego naraża firmę na ogromne straty, to powinien o tym przełożonego poinformować, a nie koloryzować fakty lub przemilczeć sprawę z obawy przed zwolnieniem. Natomiast przełożony powinien podziękować za takie informacje i je przeanalizować. I tutaj przejdę do trzeciego punktu, a mianowicie…

3.    Samoświadomość

Otrzymanie informacji od podwładnego, że decyzja zakupu produktu lub usługi była błędna, co potwierdził przedstawionymi faktami, może być bolesna dla ego przełożonego. Jednak wysoko rozwinięta samoświadomość pozwoli przyjąć taką informację, podziękować za nią i wyciągnąć z niej korzystne wnioski.

Samoświadomość to uczciwość przed samym sobą, znajomość swoich ograniczeń i możliwości oraz świadomość tego czego w danej chwili się doświadcza. To świadomość swoich emocji i tego w jaki sposób reaguje się na dane sytuacje.

Warto zatem poświęcić czas i pieniądze na zbadanie jak jest się postrzeganym przez otoczenie oraz jak postrzega się samego siebie. Można w tym celu wykorzystać np. badanie 360 stopni, które przyniesie w miarę rzetelne informacje. Informacje otrzymane z zewnątrz będą z pewnością bardzo zaskakujące. Nie raz komunikat z otoczenia pozwala zmienić postrzeganie siebie i organizacji. Najważniejsze jednak aby wyciągnąć wniosku i pracować nad zmianą.

Rozwijanie samoświadomości również jest optymalizacją procesów. Przede wszystkim procesów komunikacji oraz podejmowania decyzji. Samoświadomość pozwala myśleć trzeźwo i dokonywać analizy w oparciu o dane, a nie emocje. Np. kiedy osoba decyzyjna wie jakie emocje pojawiają się podczas prezentacji produktów i usług, bardziej rozsądnie podejdzie do przedstawionej oferty. Również w sytuacji kryzysowej podejmowane decyzje z większym prawdopodobieństwem będą bardziej racjonalne i efektywniejsze.

Podsumowanie

Wymienione przez ze mnie trzy kluczowe czynniki sukcesu mogą zostać wdrożone w każdej organizacji. Jedynym ograniczeniem jest dobra wola jej pracowników. Jednak najtrudniejsze zadanie spoczywa na barkach kadry zarządzającej, która powinna dawać dobry przykład pracownikom wprowadzając atmosferę kultury i szacunku.

Przede wszystkim każdy pracownik musi mieć prawo się wypowiedzieć. O ile w małych organizacjach jest większa swoboda wypowiedzi, tak w dużych doskonale sprawdzają się np. systemy sugestii czy też spotkania zespołów kaizen. Pracownicy muszą wiedzieć, że za szczerość i sceptycyzm nie spotka ich kara, a jedynie w razie konstruktywnych uwag, nagroda. Przełożeni powinni również dbać o rozwój swojej samoświadomości oraz wspierać w tym podwładnych.

Doświadczenie w optymalizacji, doświadczenie trenerskie, coachingowe oraz doświadczenia największych przedsiębiorstw pozwoliły mi uznać te trzy elementy za najważniejszą optymalizację w przedsiębiorstwie przed wdrażaniem koncepcji Lean. Trudno wyobrazić sobie organizację, która próbuje wdrożyć ideę Lean Management, czyli odchudzone zarządzanie, kiedy brak sceptycyzmu ogranicza dostrzeganie szans na poprawę, brak szczerości nie dopuszcza informacji o popełnianych błędach oraz pomniejsza ich wagę, a niska samoświadomość nie dopuszcza myśli, że coś można poprawić oraz utrudnia racjonalne reakcje na dynamiczne życie organizacji.

Szczupłe zarządzanie wymaga od organizacji dojrzałości emocjonalnej, a ukierunkowanie się na te trzy elementy pomoże tę dojrzałość osiągnąć. Należy również pamiętać, że sceptycyzm, szczerość oraz samoświadomość nie są podejściem „na chwilę”, ale są niekończącym się elementem ciągłego doskonalenia. Jak napisali autorzy książki „Droga Toyoty do Lean Leadreship”, aby być szczupłym nie można oczekiwać efektu po jednorazowym działaniu. Trzeba całkowicie przeorganizować i zmienić styl życia.



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *