Czas nie jest z gumy, czyli skuteczne zarządzanie czasem

Każdy z nas ma do dyspozycji 24 godziny w ciągu dnia. Niezależnie kim jesteś i czym się zajmujesz, też masz 24 godziny. Ważne jest jak ten czas wykorzystujesz, co robisz, czy skupiasz się na zadaniu do zrobienia.

Metod zarządzania pracy jest wiele, jednak warto znaleźć tę metodę, która Tobie odpowiada najlepiej. Dlatego poniżej przedstawiam kilka z nich, które w mojej ocenie są najskuteczniejsze i warto nad nimi się pochylić.

Technika Pomodoro

Ciekawa propozycja, której nazwa wywodzi się od czasomierza kuchennego, w kształcie pomidora, którego twórca tej metody używał.

  1. Decydujesz jakie zadanie ma być wykonane.
  2. Nastawiasz czasomierz na 25 minut. Można oczywiście skorzystać ze smartfona, lub aplikacji dostępnych w sieci.
  3. Pracujesz przez ten czas tylko i wyłącznie, w pełnym skupieniu nad jednym zadaniem przez 25 minut.
  4. Po tym czasie odhaczasz na liście zadanie i robisz sobie 5 minut przerwy
  5. Ponownie ustawiasz zegar na 25 minut i zabierasz się za następne zadanie.
  6. Po czterech takich cyklach, robisz dłuższą przerwę, od 15-30 minut.
  7. Po przerwie rozpoczynasz cykle od nowa.

Jeżeli zrealizujesz zadanie wcześniej niż w ciągu 25 minut, robisz przerwę 5 minut i ponownie nastawiasz czasomierz na 25 minut, w celu realizacji następnego zadania.

Zasada 2 minut

Jedna z bardzo skutecznych metod do „wyczyszczenia” skrzynki mailowej :). Osoba doświadczona w pracy organizacji wie, ile mniej więcej czasu zajmuje jej zrealizowanie danych zadań. Wiele z zadań zajmują nie więcej niż 2 minuty. To właśnie tymi zadaniami należy zająć się w pierwszej kolejności.
I nie dotyczy to wyczyszczenia skrzynki mailowej, ale wszystkich zadań zajmujących ok 2 minut. Wszystkie te zadania powinny być zrealizowane w pierwszej kolejności.

90 minut na 100%

Jest to metoda, którą sam stosuję i do mnie pasuje najlepiej. Jest bardzo prosta. Przez 90 minut realizuję zadania, które na mnie czekają. Nie nadaję im priorytetów, ale realizuję jedno po drugim. Dopiero po 90 minutach robię sobie przerwę.

Podczas tych 90 minut maksymalnie się koncentruję. Nie odbieram telefonów (najlepiej wyciszyć) i nie przeglądam portali społecznościowych. Jeżeli mam osoby w otoczeniu, to proszę aby mi nie przeszkadzano. Najlepiej jak w naszym otoczeniu nie ma żadnych hałasów, ponieważ każdy dodatkowy bodziec zmniejsza koncentrację. Jeżeli jednak hałasu nie można uniknąć, warto założyć słuchawki na uszy i puścić muzykę pozwalającą na koncentrację. Ważne, aby była to muzyka bez tekstu, który również może dekoncentrować.

Co ciekawe, kiedy stosuję tę metodę zdarzyło mi się zrealizować nawet 90% zadań, które mam na dany dzień.

Jedno na raz

Wielozadaniowość to mit. Zostało to już wielokrotnie udowodnione. Realizowanie wielu zadań jednocześnie znacznie obniża wydajność. Zaczynamy odpowiadać na jednego maila, w międzyczasie coś dopiszemy do prezentacji, którą musimy przygotować, w ramach oderwania się od prezentacji zadzwonimy do klienta. I tak mija dzień na realizacji kilku zadań, z których w ostatecznym rozrachunku zrealizujemy dwa.

Skupienie się na zrobieniu jednej rzeczy od początku do końca jest najbardziej wydajnym podejściem. Nazywam to One Piece Flow, czyli przepływem jednej sztuki, co wywodzi się z najbardziej wydajnej metody zarządzania produkcją – Lean Management.
Czyli od wejścia zamówienia (zadania), uwaga poświęcona jest na jego realizacji. Kiedy zadanie jest zrealizowane, przechodzimy do następnego.

Umiejętność organizowania czasu pracy jest bardzo cenna w dzisiejszym świecie. Wymieniłem zaledwie cztery metody, które dla mnie są najskuteczniejsze, a które znacznie usprawniają pracę.

Pozdrawiam,
Piotr W. Zychowicz



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *